Làm thế nào để giữ email tránh xa thư mục spam? (Phần 2)

10 lời khuyên giúp tránh xa thư mục spam với danh sách email của riêng bạn

Phần I: Chỉ gửi email cho những người muốn nhận chúng (gồm 6 lời khuyên)

Có rất nhiều cách làm cho người khác muốn nhận email mà bạn gửi đến cho họ. Để các subscriber của bạn cảm thấy vui sướng khi nhận được email thì bạn phải có một mối quan hệ tốt với họ, cho dù họ là sinh viên tương lai, cựu sinh viên, hoặc nhà tài trợ. Bạn có thể thấy ví dụ về vấn đề này ở trường Đại học Tennesse Temple – nơi có thể gặp các vấn đề nghiêm trọng do danh sách email không lành mạnh gây ra.

Trong phần này, tôi sẽ đưa ra 6 bước cụ thể và dễ thực hiện để giúp bạn bắt đầu việc đảm bảo các subscriber luôn mong đợi được nhận email từ bạn.

1. Không có email không mong muốn

Đừng gửi một số lượng lớn email tới những người không muốn nhận email từ bạn. Việc gửi các email không mong muốn (spam) là một cách làm chắc chắn khiến bạn bị gắn cờ. Điều thú vị là luật CAN-SPAM cho phép dịch vụ email marketing gửi email không mong muốn nhưng theo các tiêu chuẩn rất nghiêm ngặt. Tuy nhiên tôi đã thấy chiến lược này phản tác dụng quá nhiều lần. Nhiều người trẻ (đặc biệt là những người dưới 30 tuổi) thường coi hộp thư đến của họ là tài sản cá nhân. Họ không muốn “các vị khách không mời” xuất hiện ở đó. Khi bạn gửi một email không mong muốn, bạn sẽ bị coi là một người đến bán hàng ở nhà riêng của khách hàng mà không được sự cho phép.

Chiến lược này bắt đầu một mối quan hệ bằng một hành vi vi phạm niềm tin, và tôi thành thật khuyên bạn nên tránh sử dụng nó.

2. Làm cho việc đăng ký nhận email của bạn trở nên rõ ràng và dễ hiểu

Điều quan trọng là những subscriber biết được họ đang ở trong danh sách đăng ký nhận email của bạn. Ví dụ khi một sinh viên tương lai đưa cho bạn địa chỉ email của cô ấy để yêu cầu thông tin về một chương trình cụ thể thì đừng thêm địa chỉ email ấy vào danh sách email chung của bạn. Bởi vì bạn đã không nói rõ với cô ấy rằng cô ấy đã đăng ký để thường xuyên nhận email từ bạn khi đưa địa chỉ email cho bạn. Do đó, khi bắt đầu nhận được các email không mong muốn từ bạn, có thể cô ấy sẽ cảm thấy bị làm phiền nhiều hơn so với những điều đã thỏa thuận; và từ đó cắt đứt hoàn toàn liên lạc bằng cách đánh dấu thông tin liên lạc của bạn là spam.

Hãy nhớ rằng điều đó không chỉ ảnh hưởng tiêu cực tới mối quan hệ của bạn với cô sinh viên tương lai ấy. Nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) mà công ấy đang sử dụng (ta tạm đoán là Gmail) sẽ ghi nhớ là cô ấy đã đánh dấu nội dung của bạn là spam, và việc này có thể ngăn nội dung của bạn tới được với các cá nhân khác – những người cũng đang có tài khoản Gmail.

3. Sử dụng đăng ký kép (Double Opt-In)

Một đăng ký kép không chỉ là một danh sách đăng ký thành viên, mà đó nơi độc giả xác nhận lại đăng ký của họ trong một email theo dõi giao dịch đơn giản. Dưới đây là một ví dụ về cách mà nó xảy ra: Tôi đăng ký vào danh sách nhận mail của một blog như Dự án Tổng quan về Kinh Thánh. Và ngay lập tức tôi nhận được một email giao dịch trong hộp thư đến. Email đó thông báo cho tôi:

1, Tôi đã đăng ký xong

2, Tôi cần click vào một nút để xác nhận lại rằng tôi thực sự muốn có mặt trong danh sách email đó. Hầu hết các phần mềm email đều cho phép một tùy chọn đơn giản để thiết lập việc này.

Việc đăng ký kép như thế này là phương pháp good practice vì 2 lý do.

Thứ nhất: Nó ngăn khách hàng gia nhập danh sách email của bạn bằng cách sử dụng các tài khoản email đã chết, giả mạo hoặc không được giám sát. Không ai tương tác với email được gửi đến một tài khoản mà thậm chí họ không (hoặc không thể) kiểm tra. Với cách làm này, bạn sẽ tránh được sự thất vọng của việc xây dựng một danh sách email lớn chỉ để nhận ra rằng một nửa số người đăng kí là ảo, bởi vì họ không mở bất cứ email nào mà bạn đã gửi cho họ.

Lý do thứ hai đó là bạn sẽ tránh được sự gia tăng các subscriber cảm thấy thất vọng với nội dung của bạn và đánh dấu nó là spam. Bằng cách yêu cầu xác nhận lại đăng ký, bạn đang đảm bảo cho những khách hàng đã gia nhập biết là họ đã quyết định và họ nằm trong danh sách nhận email của bạn vì họ muốn được như thế.

4. Có một link hủy đăng ký rõ ràng và có thể hoạt động ngay lập tức

Nếu độc giả nào đó chán ngấy các email của bạn thì việc họ hủy đăng ký sẽ tốt hơn việc họ đánh dấu bạn là spam. Để kết thúc theo kiểu này, bạn phải đảm bảo nút hủy đăng ký của mình dễ tìm. Đừng lo lắng khi làm việc này. Bởi vì điều đó không phải là bạn đang khuyến khích các thành viên trong danh sách khách hàng trung thành hủy đăng ký, mà chỉ là ngăn chặn nó bằng một sự ngừng lại.

Một lưu ý về việc hủy đăng ký: Phải chắc chắn là nó xảy ra ngay lập tức. Về mặt pháp lý, bạn có vài ngày thời gian đệm để thực hiện hủy đăng ký với các luật chống spam khác nhau. Nhưng tin tôi đi! Nếu có khách hàng nào đó nhận được một email trong khoảng thời gian đệm sau khi đã hủy đăng ký thì họ sẽ không ngần ngại đánh dấu email đó là spam.

5. Gửi email một cách đều đặn

Có rất nhiều việc xảy ra trong cuộc sống của các khách hàng. Nếu rất lâu rồi bạn mới lại giao tiếp với họ thì có thể họ sẽ quên mất bạn là ai, và vì thế họ sẽ đăng ký nhận email của bạn như thể mới gặp bạn lần đầu tiên. Việc này sẽ đưa bạn quay trở lại điểm xuất phát – nơi mà bạn bị xem là một người bán hàng không được cho phép đã xông vào nhà. Điều đó thật không công bằng nhưng lúc nào cũng có thể xảy ra. Việc gửi email một cách đều đặn có thể ngăn điều đó xảy ra. Vì thế hãy đảm bảo rằng bạn đang giữ liên lạc với khách hàng của mình ít nhất 1 lần/1 quý nếu bạn không thể gửi email với tàn suất dày hơn.

6. Nếu bạn có nhiều danh sách email, hãy phân loại chúng và cung cấp một tùy chọn “Hủy đăng ký tất cả”

Nếu chỉ có một danh sách email thì bạn có thể bỏ qua hướng dẫn này. Còn nếu bạn đang gửi email từ nhiều danh sách thì chắc chắn những gì bạn đang nghĩ đều giống các khách hàng đã đăng ký vào nhiều danh sách nhận email.

Giả sử bạn có 3 danh sách email khác nhau: Một danh sách để bạn gửi các thông tin cập nhật chung về trường học, một danh sách để bạn nói chi tiết về các chương trình và các lớp học mới, một danh sách nữa là về các môn thể thao. Thử tưởng tượng có 1 sinh viên đăng ký vào cả 3 danh sách nhận email đó. Bạn sẽ cho sinh viên ấy biết là anh ta đang nằm trong 3 danh sách email khác nhau hay vẫn để anh ta nghĩ rằng tất cả các email đều là 1 phần của việc đăng ký?

Nếu bạn không giải thích rõ ràng cho anh ta hiểu thì thử tưởng tượng điều gì sẽ xảy ra với các chương trình và lớp học mới khi anh ta hủy đăng ký? (Tôi đang nghĩ là anh ấy hủy đăng ký kể từ khi nhận được email của bạn). Lần tới khi nhận email từ một trong những danh sách email khác, anh ấy sẽ cảm thấy nó giống email spam.

Có 2 cách để tránh vấn đề này:

Thứ nhất: Đảm bảo sự khác biệt rõ ràng giữa danh sách email này với danh sách email khác (khác biệt về tên người gửi, thương hiệu, …)

Thứ hai: Cung cấp một tùy chọn “Hủy đăng ký tất cả” ở phần footer trong email của bạn. Nút này sẽ giúp hủy đăng ký người nào đó trong tất cả các danh sách email có chứa địa chỉ email của người ấy chứ không phải chỉ trong một danh sách.

Bằng cách làm theo 2 lời khuyên kể trên, bạn sẽ đảm bảo được mình không bị đánh dấu là spam chỉ vì độc giả bối rối khi không hiểu tại sao họ lại nằm trong nhiều danh sách email khác nhau và nghĩ rằng nút hủy đăng ký của họ không hoạt động.

Phần II: Tối ưu hóa nội dung email của bạn (gồm 4 lời khuyên)

Vẫn còn 4 trong 10 lời khuyên về việc giữ cho các email mà bạn đã gửi đi từ danh sách email của mình tránh khỏi thư mục spam. Các lời khuyên này tập trung vào việc “mổ xẻ” email của bạn. Chúng tôi cũng sẽ nói về việc tối ưu hóa các thông tin thực tế hoặc việc đặt hàng của bạn. Các yếu tố này đóng vai trò quan trọng như nhau trong việc giúp bạn tránh xa thư mục spam.

7. Dòng tiêu đề không được mắc sai lầm

Điều gì xảy ra nếu bạn nhận được một email với dòng tiêu đề “Sôcôla miễn phí!”, và khi mở email thay vì thấy kẹo ngon thì bạn lại nhận được thông báo về việc mua một cái máy hút bụi? Có thể bạn ước là đã xóa email đó đi thay vì mở nó.

Đó là một ví dụ cực đoan không bao giờ xảy ra trong cuộc sống thực, nhưng việc khiến độc giả tin vào một thứ gì đó không có thực trong email của bạn là điều không thể chấp nhận. Dòng tiêu đề gây hiểu nhầm bị nghiêm cấm bởi luật CAN-SPAM, nhưng dù sao nó cũng chỉ là một ý tưởng tồi. Chúng ta thấy các dòng tiêu đề “mồi nhử” luôn dụ mọi người xem video trên một số trang lan truyền, và chắc chắn các dòng tiêu đề ấy chắc chắn sẽ khiến độc giả thất vọng. Dòng tiêu đề email của bạn nên có ý đồ nhưng không nên làm cho độc giả thất vọng với email đó.

8. Bao gồm địa chỉ vật lý của bạn trong email

Điều này cũng giống với âm thanh. Trong mỗi email đều phải có địa chỉ vật lý của tổ chức (footer của email chính là nơi tốt cho việc này). Nếu email không có địa chỉ vật lý, cả ESP lẫn FTC đều coi đó là spam.

9. Sử dụng một tên người gửi dễ nhận biết

Điều quan trọng là người nhận email biết ai đang nói chuyện với họ. Nó rất khác với việc bạn vẫn được nhận ra nếu không làm theo lời khuyên số 1, 2, và 5 ở phía trên.

Lời khuyên số 1 nói rằng “Không có email không mong muốn”. Nếu khách hàng chưa bao giờ nói rằng muốn lắng nghe tin tức từ bạn thì bạn sẽ không có cách nào để biết họ sẽ nhận ra bạn.

Lời khuyên số 2 nói rằng “Làm cho quá trình đăng ký nhận email trở nên rõ ràng và dễ hiểu”. Nếu mọi người không biết là họ vừa đăng ký nhận email của bạn, có thể họ sẽ không nhận ra bạn.

Và lời khuyên số 5 thì bảo “Hãy gửi email một cách đều đặn”. Nếu bạn không gửi email cho mọi người trong vòng 1 năm, có thể họ sẽ quên bạn là ai.

Ngoài những điều đó, bạn nên sử dụng tên người gửi mà thường xuyên đề cập tới tên tổ chức, công ty của bạn. Ví dụ: Nếu tôi gửi email bằng danh sách email của chúng tôi thì tôi có thể nói là “Lưu Hà đến từ Zeta Mail”.

10. Cung cấp giá trị cho khách hàng & hạn chế đòi hỏi

Trong các mối quan hệ cá nhận, chúng tôi biết sẽ thật bất lịch sự khi luôn đòi hỏi từ bạn bè của mình mà không bao giờ cung cấp cho họ bất cứ thứ gì có giá trị. Đó chỉ là mối quan hệ một chiều, và có khả năng là “người thường mua bữa tối cho bạn khi bạn đi vắng sẽ muốn dừng việc dành thời gian quan tâm đến bạn”.

Chính điều đó đang nắm giữ sự thật về danh sách email của bạn. Quy tắc ngón tay cái nói rằng phải cung cấp ít nhất 2 mặt hàng có giá trị cho tất cả những người yêu cầu. Nếu bạn gửi 3 email mỗi tháng, 2 trong số các email đó sẽ trở thành nguồn lực có ích đối với các subscriber. Việc này không chỉ ngăn chặn sự mệt mỏi của các subscriber trong việc click báo cáo spam mà còn xây dựng lòng trung thành và sự cam kết đối với danh sách email của bạn. Nhờ đó khi bạn đưa ra một yêu cầu, hiệu quả của nó sẽ cao hơn nhiều.

4 lời khuyên giúp bạn tránh xa thư mục spam với một danh sách email được mua

Trong một danh sách email được mua, bạn có rất ít cơ hội hoặc không thể kiểm soát các yếu tố chính trong việc ngăn chặn spam. Khi bạn tạo 1 email để gửi một đơn hàng, hãy sử dụng nhiều hết mức có thể các chiến lược được đề xuất cho danh sách email của riêng bạn. Chiến thuật tối ưu hóa nội dung được áp dụng lúc đầu, giai đoạn sau của chiến thuật là phải giữ cho các email của bạn hướng tới các hộp thư đến đang nằm trong tay những người có mặt trong danh sách.

Cuối cùng, nghiên cứu người gửi là công việc quan trọng sống còn khi chuẩn bị mua một lượt gửi từ danh sách email của bên thứ 3.

Nghiên cứu về người gửi email

Quan trọng là phải biết nhiều nhất có thể về danh sách của người gửi trước khi bạn bỏ tiền ra, bởi vì việc này có thể trở nên hoàn toàn vô ích nếu bạn không biết về nó.

Bạn cần đặt ra 4 câu hỏi sau:

1. Bạn đã từng thực hiện opt-in một cách có đạo đức chưa?

Phải biết các thành viên của một danh sách đến từ đâu trong lần đầu tiên bị ràng buộc vào mọi khía cạnh trong việc gửi email của bạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ tập trung vào việc tránh bị coi là spam. Bạn sẽ muốn đặt câu hỏi:”Các subscriber của họ đến từ đâu?” và so sánh họ với các chiến thuật được mô tả trong các lời khuyên 1, 2, 3 mà tôi đã đề nghị bạn làm theo với danh sách email ở trên.

Ví dụ: Bạn biết rằng danh sách đối tác đã không được thiết lập với một double opt-in (đăng ký kép) (điều đáng buồn này xảy ra với hầu hết các danh sách đối tác). Bạn nên mong chờ khả năng các email đó được chuyển đến thư mục spam.

2. Có phải các subscriber của họ đang mong chờ nội dung đến từ người như bạn?

Hãy yêu cầu chủ sở hữu danh sách email đưa ra những thứ cần được truyền đạt tới các subscriber về kiểu nội dung mà họ mong muốn. Có khả năng cao là các subscriber chỉ nhận được một lời hứa mập mờ của chương trình ưu đãi đặc biệt đến từ các đối tác, và điều này báo trước điềm chẳng lành đối với sự thành công của việc gửi email. Bạn càng tìm hiểu nhiều về kì vọng của các thành viên trong danh sách thì bạn càng có khả năng đưa ra thông điệp hấp dẫn đối với họ mà không làm họ cảm thấy đang bị spam. Nếu chủ sở hữu danh sách không có thông tin gì về kì vọng của các subscriber thì đó thực sự là “một canh bạc mù”.

3. Có phải nội dung này đã từng bị đánh dấu là spam trong quá khứ?

Có thể sẽ rất khó tìm được câu trả lời trực tiếp cho câu hỏi này. Nhưng nên nhớ một điều là người gửi email thậm chí còn không biết về nó. Hãy hỏi cụ thể về tỷ lệ khiếu nại và tỷ lệ phân phối. Nếu tỷ lệ khiếu nại tăng lên thì tỷ lệ mở email của bạn có thể sẽ thấp hơn dự kiến.

4. Họ có ngay lập tức thực hiện đúng hẹn việc hủy đăng ký?

Như chúng ta đã thảo luận trong lời khuyên số 4 ở phía trên (liên quan đến việc gửi email từ danh sách email của chính bạn), việc có một nút hủy đăng ký có thể hoạt động ngay lập tức là rất quan trọng đối với việc giữ cho nội dung của bạn tránh được thư mục spam.

Nếu bạn vẫn đang tiếp tục gửi email đến một danh sách đối tác với thời gian ân hạn hủy đăng ký là 10 ngày , và gần đây khách hàng của bạn đã cố gắng hủy đăng ký thì tất cả email của bạn sẽ rơi vào thư mục spam đáng ghét.

Cứ cho là như vậy, chủ sở hữu danh sách vẫn là người phải chịu ảnh hưởng tiêu cực lâu dài, còn bạn có thể sẽ không nhận lại được những thứ đã phải trả để gửi các email đó. Hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra chính sách hủy đăng ký trước khi ký kết hợp đồng.

Hãy đối xử tốt với các subscriber của bạn

Triết lý chính ẩn đằng sau các lời khuyên trên chỉ đơn giản là: Hãy đối xử tốt với các subscriber của bạn. Nếu bạn làm tốt việc gửi email, các email có ích chứng tỏ bạn tôn trọng sở thích và sự riêng tư của khách hàng, và bạn sẽ tránh xa được các vấn đề khiến email của bạn biến mất trong thư mục spam.

Bạn có muốn được tư vấn về việc cải thiện hiệu suất danh sách email của bạn? Chúng tôi luôn sẵn lòng giúp đỡ bạn. Hãy gửi email cho chúng tôi theo địa chỉ info@zetamail.vn để chúng tôi tư vấn cho bạn.

Nguồn: gradlime.com

Dịch và chỉnh sửa bởi www.zetamail.vn

Xin vui lòng ghi rõ nguồn khi bạn copy bài viết này sang các trang khác.

Nguồn Làm thế nào để giữ email tránh xa thư mục spam? (Phần 2)