Những khách hàng mà bạn muốn tiếp cận thường rất cảnh giác với các email có vẻ là spam. Chính vì sự cảnh giác này mà thậm chí các tổ chức có uy tín cũng thường xuyên mắc lỗi khiến nội dung email của họ không bao giờ tới được với độc giả.
Như các bạn đã biết, email là một cách thức tuyệt vời để tiếp cận với các sinh viên tương lai, giữ liên lạc với các cựu sinh viên, theo dõi các nhà tài trợ và nhiều hơn thế nữa. Tuy nhiên, trừ khi bạn tiến hành cẩn thận và có chiến lược, nếu không bạn sẽ đột nhiên nhận thấy không có bất cứ email nào có thể gửi tới khách hàng. Điều này xảy ra như thế nào?
Những khách hàng mà bạn muốn tiếp cận thường rất cảnh giác với các email có vẻ là spam. Và họ cũng làm thế đối với các nhà cung cấp dịch vụ email marketing mà họ thường sử dụng như Gmail, Yahoo, Outlook … (Chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu nhiều hơn về các dịch vụ này ở phía dưới của bài viết). Chính vì sự cảnh giác này mà thậm chí các tổ chức có uy tín cũng thường xuyên mắc lỗi khiến nội dung email của họ không bao giờ tới được với độc giả.
Dưới đây là một ví dụ lấy từ hộp thư đến của tôi. Tôi đã đăng kí nhận email từ một công ty công nghệ có uy tín của tập đoàn công nghiệp Christian. Mỗi tuần tôi thường nhận được 3 email hoặc nhiều hơn. Rồi đột nhiên tôi không nhận được email nào nữa. Tin tức duy nhất mà họ gửi đến cho tôi là một biên nhận đặt hàng đơn giản. Tôi chưa bao giờ đánh dấu email của họ là spam, và cũng chưa bao giờ hủy đăng ký. Tôi tự hỏi liệu có phải có sự sụt giảm trong nỗ lực email marketing của họ?
Sau đó, tôi đã tìm ra lý do tại sao các email của họ biến mất, và đó không phải là tin tốt đối với họ.
Tôi sử dụng Gmail, và thường kiểm tra xem email nào là spam với tần suất khoảng 1 lần/tháng hoặc ít hơn một chút. Trong 1 lần kiểm tra định kì như vậy, tôi đã nhìn thấy hàng tá email được gửi đến từ một công ty công nghệ bị ẩn trong thư mục spam.
Tại sao Gmail lại nghĩ các email của công ty ấy là spam? Và tại sao các email marketing của họ bị chặn, nhưng các biên nhận đặt hàng lại không bị? Nhưng quan trọng nhất vẫn là làm thế nào để đảm bảo điều đó không xảy ra với các email mà bạn gửi đi?
Trong trường hợp cụ thể của công ty này, tôi không biết chi tiết về những gì đã dẫn tới việc email của họ bị báo cáo là spam. Nhưng tôi có thể cung cấp một cái nhìn sâu sắc về nguyên nhân gây ra điều ấy đối với email của bất kì tổ chức nào.
Để giúp đỡ nỗ lực gửi email của bạn, tôi sẽ dẫn bạn đi theo triết lý tôn trọng độc giả và tiếp cận với luật chống spam, 3 loại email khác nhau (và cách chúng được đối xử riêng biệt như thế nào), xác định giúp bạn các lời khuyên và phương pháp best practice cho việc tôn trọng hộp thư đến của độc giả, và cách tránh thư mục spam đáng sợ. Bạn sẽ đi được rất xa với hướng dẫn này bằng những cách thức hợp pháp và cụ thể để đảm bảo rằng email của bạn sẽ được thông qua.
Nếu bạn đang lo lắng về tỉ lệ khiếu nại (tỉ lệ độc giả đánh dấu một email gửi đến là spam), hãy gửi email cho chúng tôi theo địa chỉ: info@zetamail.vn để được giúp đỡ, hoặc liên hệ với chúng tôi. Tại đây bạn cũng có thể đọc các số liệu quan trọng về email như tỉ lệ khiếu nại và dấu hiệu nào cho thấy email của bạn đang nằm trong khu vực bị khiếu nại này.
Lưu ý về việc tiếp cận luật chống spam
Mặc dù bài viết này đề cập đến các quy định chống spam của FTC (Federal Trade Commission – Ủy ban thương mại liên bang) nhưng chúng tôi không cung cấp tư vấn pháp lý. Những lời khuyên trong bài viết này tập trung vào việc cải thiện “sức khỏe” của danh sách email bằng việc đối xử với người nhận email bằng sự tôn trọng. (Và ngẫu nhiên là sự tôn trọng đó là thứ mà luật chống spam được lập ra để thực thi).
Trong trường hợp bạn sống ở Mỹ, bạn có thể đọc thêm về đạo luật CAN-SPAM trong các tài liệu do chính phủ cung cấp. Còn nếu là người Canada thì bạn nên đọc về CASL. Nếu bạn đang ở Mỹ và gửi email cho những người đang ở Canada thì CASL vẫn hoàn toàn áp dụng được cho bạn.
Một điều cần lưu ý khi nghiên cứu luật chống spam: Nhiều tổ chức tiếp cận các luật này với phương pháp ”Tôi có thể nhận được cái gì?”, và điều quan trọng là phải nhận ra spam gây tôn hại như thế nào tới mối quan hệ của bạn với những người đã đăng kí nhận email và danh tiếng chung. Thậm chí nếu bạn làm đúng 100% theo pháp luật, chỉ cần độc giả cảm thấy email của bạn giống email spam thì điều đó sẽ có tác động tiêu cực sâu rộng tới vấn đề mà chúng ta sẽ thảo luận dưới đây.
2 lý do khiến email của bạn rơi vào thư mục spam
Về mặt kỹ thuật, có 2 lý do chính khiến email của bạn kết thúc trong thư mục spam thay vì tới được hộp thư đến. Có nhiều yếu tố khác cũng góp phần vào việc này, nhưng chúng ta sẽ nói đến chúng sau.
Lý do thứ nhất: Bạn không tuân thủ các quy tắc
Lý do thứ nhất khiến email bị gán mác spam chỉ đơn giản là bạn không tuân thủ các quy tắc. Nếu bạn tạo ra một email mà không tuân theo luật chống spam thì đó là một cách chắc chắn sẽ đưa email ấy rơi vào thư mục spam đáng sợ. Các nhà cung cấp dịch vụ email có thể xác định và chặn các email không phù hợp với các quy định của FTC, ví dụ như CAN-SPAM. Đôi khi quá trình này diễn ra hoàn toàn tự động.
Lý do thứ hai: Bạn làm phiền người nhận email
Làm phiền người nhận email là lý do thứ 2 làm cho email của bạn bị gán mác spam. Thậm chí nếu bạn tuân theo đúng từng quy định của pháp luật thì vẫn có khả năng cao là người nhận email cảm thấy không đúng như vậy. Sau đó họ sẽ đánh dấu tin tức đó là spam, mặc dù về mặt kĩ thuật thì nó không phải là spam.
Cả 2 vấn đề trên đều để lại hậu quả nghiêm trọng. Chỉ cần có vài người đánh dấu một email là spam, ESP (Email Service Provider – Nhà cung cấp dịch vụ email) sẽ ghi nhận ngay các báo cáo ấy. Những lần sau nếu có email được gửi đi từ một tên miền đã bị đánh dấu là spam thì chúng sẽ bị ESP đưa thẳng đến thư mục spam, thậm chí đối với địa chỉ email của những người chưa bao giờ bị phàn nàn. (Giả sử như tên miền zetamail.vn bị đánh dấu là spam thì các email được gửi đi từ địa chỉ info@zetamail.vn cũng có nguy cơ cao bị đánh dấu là spam). Tôi đoán đó là những gì đã xảy ra với công ty công nghệ mà tôi đã đề cập ở trên.
Đó chính là hậu quả nếu bạn làm phiền người nhận email. Vi phạm luật chống spam sẽ bị luật pháp trừng trị nghiêm khắc, bao gồm việc bị phạt một số tiền lớn và thậm chí là phạt tù. Dù cho không có sự ủng hộ về mặt pháp lý, đó vẫn là lợi thế khi cách đối xử của bạn đối với người nhận email khiến họ không bao giờ nghĩ các email mà bạn gửi tới là spam. Chúng ta sẽ thảo luận thêm về lý do của vấn đề đó ở phía dưới đây.
Tôi đã từng đề cập ở phía trên rằng mặc dù email của công ty công nghệ ấy bị đẩy vào thư mục spam của tôi, tôi vẫn nhận được đơn đặt hàng. Tại sao vậy?
Có 3 loại email khác nhau, chúng được các ESP và khách hàng đối xử theo những cách khác nhau. Để giúp bạn có kiến thức sâu hơn về cách đối xử với người nhận email bằng sự tôn trọng, chúng ta sẽ đi vào phân tích 3 loại email đó. Nếu bạn đã biết về 3 loại email khác nhau này thì bạn có thể bỏ qua lời khuyên giúp email tránh bị đánh dấu là spam.
3 loại email
Tất cả các email do một tổ chức nào đó gửi đi đều thuộc 1 trong 3 loại: giao dịch, quan hệ, thương mại. Nói chung, bạn càng gửi nhiều email thương mại thì càng có nguy cơ cao bị đánh dấu là spam. Tôi sẽ giải thích lý do của việc này ở phía dưới.
Dưới đây là cách phân biệt 3 loại email kể trên.
Email giao dịch
Email giao dịch là những email được gửi đi một cách tự động. Nó là kết quả của một vụ giao dịch – điều mà bạn đã biết chắc chắn sẽ xảy ra. Các thông điệp email này được kích hoạt bởi hoạt động của một độc giả nào đó. Hoạt động ấy có thể là việc điền vào một form tạo tài khoản, mua một món hàng, hoặc có một thẻ tín dụng sắp quá hạn. Bản thân các email giao dịch này được viết bởi những con người có thật, nhưng lại được kích hoạt và gửi đi một cách hoàn toàn tự động.
Những email thuộc loại này hầu như không bao giờ bị đánh dấu là spam, bởi vì độc giả luôn mong nhận được chúng và họ có xu hướng đánh giá cao các cập nhật theo ý khách hàng mà các email thuộc loại này cung cấp. Trong nhiều trường hợp, pháp luật có thể yêu cầu một tổ chức cung cấp các thông tin có trong loại email này, bao gồm thông tin về trạng thái tài khoản của một người, xử lý thanh toán, lượng giao dịch, và nhiều thông tin khác.
Một ví dụ đơn giản về email giao dịch là xác nhận đơn hàng đã đặt khi bạn mua hàng trên trang Amazon.com. Email này bao gồm các thông tin như số thứ tự của bạn, món hàng đặt mua, giá cả, ngày giao hàng dự kiến, địa chỉ giao hàng, và nhiều thông tin khác.
Tóm lại, có 2 điểm chính để phân biệt email giao dịch:
– Mục đích chính của các email này là cung cấp thông tin về hoạt động của người nào đó một cách kịp thời và lịch sự.
– Chúng được tự động gửi đi
Email quan hệ
Giống với email giao dịch, email quan hệ được tạo ra để đưa thông tin liên quan đến một mối quan hệ đã có sẵn tới khách đăng kí nhận email. Điểm khác biệt chính giữa chúng và email giao dịch là nó chỉ được gửi một lần duy nhất bằng cách thủ công. Điều đó cũng có nghĩa là nó không thể được gửi đi tự động. Chúng cũng không nhất thiết phải liên quan đến một hành động cụ thể của một người nào đó.
Email quan hệ chỉ thỉnh thoảng mới được gửi đi. Ví dụ trong trường hợp ngân hàng nơi bạn gửi tiền thay đổi cách gửi báo cáo. Họ sẽ ngừng gửi giấy thông báo cho bạn, và thay vào đó họ sẽ tạo ra các báo cáo online hoàn toàn. Bạn là chủ tài khoản nên cần phải biết việc này. Để thông báo cho bạn biết về sự thay đổi ấy, ngân hàng sẽ gửi cho bạn một email quan hệ nhằm giải thích về những thay đổi. Nhờ đó bạn hoàn toàn sẵn sàng khi không nhận được báo cáo nào trong hộp thư đến của mình.
Email quan hệ rất hiếm khi bị đánh dấu là spam bởi vì chúng có xu hướng mang các thông tin có ích đến với khách hàng.
Email thương mại
Email thương mại bao gồm bất cứ thông tin gì nhằm thông báo tới độc giả là bạn vừa mới thêm một điều gì đó thú vị vào những email của bạn. Từ đó đề nghị độc giả quyên góp hoặc đăng ký nhận email.
Email thương mại bao gồm chủ yếu là các email được gửi đi bởi một tổ chức, và điều đó nghĩa là tất cả các email mà bạn đọc được khi trò chuyện với các sinh viên, nhà tài trợ hoặc cựu sinh viên đều thuộc loại này. Những email này được đối xử cực kì nghiêm khắc bởi ESP và luật chống spam. Vì thế chúng chỉ có nguy cơ bị coi là spam bởi đánh giá của người nhận email.
Và đây là lý do tại sao mà trong trường hợp công ty công nghệ ở trên, tôi vẫn nhận được biên nhận đặt hàng từ họ nhưng lại không nhận được bất cứ tin nhắn cập nhật hoặc email bán hàng nào: biên nhận đặt hàng là email giao dịch, còn tất cả các email khác là email thương mại. Trong nhiều trường hợp, các công ty thường sử dụng các tên miền khác nhau để gửi các loại email khác nhau. Điều đó giúp các email giao dịch không bị chặn.
Trong phần 2 của bài hướng dẫn này, tôi sẽ nói rõ hơn về email thương mại bởi vì nó là loại email phổ biến nhất, thường bị đánh dấu là spam nhiều nhất, và hậu quả mà nó gây ra là hủy hoại danh tiếng và khả năng truyền thông của bạn.
Nguồn: gradlime.com
Dịch và chỉnh sửa bởi www.zetamail.vn
Xin vui lòng ghi rõ nguồn khi bạn copy bài viết này sang các trang khác.
Nguồn Làm thế nào để giữ email tránh xa thư mục spam? (Phần 1)
