Công việc của quản lý SEO là LÀM gì?
Một người quản lý dự án SEO theo góc nhìn của em lúc khi còn là nhân viên SEO đơn thuần nói thật nó rất tiêu cực : " là một lão sếp ăn không ngồi rồi, tí tí lại bắt nhân viên học này học kia, xong suốt ngày liên mồm hỏi hôm nay traffic hay từ khoá thế nào rồi em ơi. Ngoài ra còn rất đáng ghét khi bắt em báo cáo ngày, kiểu e nghĩ khi ấy người ta làm gì kệ người ta, miễn là lên top là được chứ gì ".
Sau thời gian từ khi mà em làm quản lý SEO ở cty nước ngoài về du lịch, em mới nhận được rất là nhiều câu hỏi từ sếp, từ những nhân viên, từ chính công việc của mình. Mình phải làm gì đây, khi sếp chỉ cần số liệu hoặc các biểu đồ trực quan nhất về công việc của team mình về hiệu quả của từng thành viên, và hiệu quả của dự án , sếp không quan tâm quá trình là gì khó khăn là gì ? mình phải làm sao để thể hiện rõ khi sếp ko phải là dân SEO ?
1. Xây mục tiêu của dự án SEO
Em có thể nói cho anh mục tiêu của dự án SEO này là gì không, anh là người đầu tư và anh cần biết anh sẽ nhận được gì tương xứng với số tiền anh bỏ ra, tất nhiên anh có phải thuyết phục cổ đông để họ đồng ý rót vốn nữa chứ.
Đây câu hỏi của sếp dành cho em, rất may anh ấy là người việt và đương nhiên rồi dễ hiểu và thông cảm, nhưng kinh doanh không phải là làm từ thiện nên em ngay đầu tiên phải nghĩ tới việc xác định mục tiêu đủ thuyết phục cổ đông.
Nếu mọi người đang phát triển một chiến lược SEO cho một trang web, hẳn trong kế hoạch SEO mọi người đã nhắc tới mục tiêu ngay. Một vài mục tiêu hẳn mọi người đang đặt ra hiện tại là tăng thứ hạng từ khoá, tăng lưu lượng truy cập, tuy vậy khi mọi người là chủ đầu tư hẳn không bao giờ vừa lòng.
Bởi, lên top mà không có khách gọi, không bán được hàng thì lấy "CHÓ ĐÂU RA TIỀN " để mà thuê văn phòng, thuê nhân viên, trả chi phí khác, … Và từ những nhu cầu này, em có đúc rút ra mục tiêu chính sau đây sẽ được viết chi tiết trong 1 bài hướng dẫn làm báo cáo SEO cho manager :
- Thứ hạng ( Ranking )
- Truy cập tự nhiên ( Organic traffic )
- Số Giao dịch ( Transactions )
- Doanh thu ( revenue )
- Tỉ lệ chuyển đổi ( phần này nhiều ông sếp thích soi )
Có người sẽ nói SEO không phải thần thành mà có thể làm hết được những vấn đề trên, KPI đó là khó quá, hay nó chỉ là về mặt thương mại điện tử nói riêng, chứ về dịch vụ chỉ cần ( contact, ranking, traffic ) là đủ rồi.
Báo cáo thương mại điện tử của Googlge analytics ( em F12 đấy đừng tin hehe )
Ok fine em đưa ra để mọi người có đa góc nhìn chứ không phải áp đặt nhé, cũng câu nói em hay tự động viên mình : " người khác còn làm được thì mình cũng phải cố thôi " .
2. Xây đội ngũ thực hiện dự án SEO
Thực tế nhiều người nghĩ việc có một leader SEO thì cực kì đơn giản, chỉ cần 2 đến 3 năm kinh nghiệm trong nghề SEO là có thể quản lý ngay lập tức một đội ngũ có sẵn hoặc xây mới. Trên thực tế điều này rất rủi ro nếu như 2 đến 3 năm kinh nghiệm đó anh ta không ở một vị trí tương đương.
Để xây dựng một đội ngũ thời điểm hiện tại đa số các công ty luôn cố gắng tìm 1 SEO biết đủ mọi thứ, có lần em vui vui thấy tuyển SEO phải biết html, css, design, đồ hoạ, facebook mkt, google adwords,….bla..bla. Em đọc đến đó thôi là phát buồn cười khi mà họ muốn tuyển một siêu nhân như vậy để gánh tất cả mọi thứ với lương 7-9tr.
Để xây dựng đội ngũ SEO, mọi người hãy nhớ phải làm tốt 3 phần việc chính dưới đây :
- Xây dựng sơ đồ nhân sự
- Xây dựng KPI
- Đào tạo và lựa chọn nhân sự
Em sẽ đi chi tiết vào 3 phần này luôn cho mọi người luôn nhé, để đỡ phải ngồi suy nghĩ mất thời gian.
a. Xây dựng sơ đồ nhân sự :
Phần này mọi người sẽ phải xác định một dự án của mình triển khai sẽ phải có bao nhiêu người thực thi và nhóm những người thực thi vào trong bộ phận nào, việc này nhằm phân rõ trách nhiệm riêng của từng người tránh chồng chéo lẫn nhau.
Với những gì em thấy, nếu không làm tốt phần này ngay từ đầu sẽ dẫn đến một hậu quả nhân viên không đoàn kết vì người này dẫm chân vào việc người kia, và không phục nhau, khiến hiệu quả công việc bị giảm sút, nhân tài bỏ đi. Vậy nên cần phân rõ ràng nhiệm vụ và đội nhóm đảm nhận nhiệm vụ, mọi người có thể tham khảo sơ đồ dưới đây ạ.
Sơ đồ phòng SEO phân bố nhân sự ( Ảnh : tienanhplus )
– Đội Content : đội này càng nhiều người càng tốt, tuy nhiên với nhu cầu 1 dự án vừa phải tối thiểu nên có khoảng 3 người.
+ 1 leader content : chịu trách nhiệm chính về chất lượng nội dung và lên bố cục content, ý tưởng content.
+ 2 content writer : các bạn này sẽ nhận bố cục content của leader và thực thi viết bài.
– Đội Link building : đội này là thành phần quẩy tung nóc nhà, nên nhân sự cũng càng nhiều càng ít. Theo em là 3 người là hợp lý với một dự án cũng vừa, tất nhiên có nhiều bên chỉ cần 1 người vẫn hoàn thành tốt.
+ 1 leader link : chịu trách nhiệm về đo lường chất lượng link và tìm nguồn link chất lượng.
+ 2 link spamer : các bạn này chỉ cần ăn và quẩy tung nóc nhà tại các diễn đàn thôi.
– Đội Reach : đội này chuyên đem thông tin của đội content đến tiếp cận người dùng. Chỉ cần 3 người cho đội này thôi ạ.
+ 1 Social seeding : chuyên spam social hay xây dựng kênh social để tiếp cận người dùng.
+ 1 Facebook ads : chuyên chạy quảng cáo cho page để nuôi cộng đồng, kéo visit cho bài viết mới.
+ 1 Google adwords : chuyên chạy quảng cáo Google, để kéo visit và khách hàng cho dự án.
– Đội CRO : các thanh niên nguy hiểm này chỉ cần 3 người với nhiệm vụ chuyên nghiên cứu và tối ưu website cải thiện tỉ lệ chuyển đổi.
+ 1 analytics expert : chuyên phân tích hành vi người dùng qua analytics và google optimize, đưa ra các thử nghiệm ( A/B testing, …)
+ 1 web developer : phối hợp cùng bạn phân tích website đưa ra những thay đổi về code tối ưu hệ thống.
+ Onsite expert : chuyên tối ưu onpage các landing page cần SEO và điều hướng link nội bộ.
Có người hẳn sẽ hỏi em là " ơ thế bọn đội Reach và CRO sao không có team leader " riêng phần này em xin trả lời là phải đích thân SEO manager quản lý chúng nó, thêm một thằng leader biết mớ này lại tốn tiền vì trình phải cao như manager mới có thể cân được các mảng, nên là đỡ phí tiền em bỏ đi, còn ai thích cứ thêm vào cho đủ bộ 4 quyền lực nhé.
b. Xây dựng KPI :
Vì ở một mức độ kinh nghiệm dày dặn trong các vị trí, SEO manager phải có được góc nhìn và nắm hoàn toàn được các chỉ số cần đo lường của từng thành viên trong team. Tuy nhiên ở đây chỉ cần nắm các đầu mối của các team là các team leader là có thể quản lý dễ dàng tiến độ công việc.
KPI SEO cho anh em tham khảo ạ ( ảnh : portent )
– KPI cho team : .
+ Team Content : số lượng bài viết hoàn thành
+ Team Link : số lượng backlink hoàn thành dựa trên trung bình chỉ số chất lượng so với đối thủ.
+ Team Reach : số visit từ các nguồn giới thiệu, nguồn social, nguồn paid traffic.
+ Team CRO : bọn này đẹp zai nhất nhà chỉ cần báo cáo của Google analytic về tỉ lệ chuyển đổi là xong con ong.
– KPI cho các thành viên khác:
+ Content writer : thì đương nhiên là số bài viết hoàn thành trong tuần, tháng rồi.
+ Link spamer : là số backlink đi bằng tay.
+ Facebook ads : số visit từ facebook ads
+ Google adwords : số visit từ Google adwords
+ Social seeding : số visit từ mạng xã hội, số like, số comment
+ Onsite expert : số page được tối ưu ( thằng này dùng tool SEO audit là đo lường đc phần khác )
Phần KPI này thì phải rõ ràng ngay từ đầu với các thành viên để đảm bảo chất lượng của dự án còn riêng với KPI của SEO Manager thì đương nhiên chính là phần mục tiêu phải hoàn thành ở trên, nếu mà không hoàn thành mục tiêu thì thằng chịu trách nhiệm đầu tiên là SEO manager, vì không kiểm soát tốt và chiến lược sai.
c. Đào tạo và lựa chọn nhân sự :
Năng lực của SEO manager chính là thể hiện ở phần này, vì nếu người này sáng suốt thì anh ta chỉ cần đào tạo và lựa chọn đúng người phù hợp từng vì trí thì dự án khả năng thành công trên 50%. Vậy nên để có được 50% này nếu mọi người là doanh nghiệp hãy sáng suất chọn lựa nhân tài làm quản lý và không tiếc tiền đầu tư, thêm nữa tuyệt đối tin tưởng quyết định của anh ta.
– Đào tạo những gì :
+ Kĩ năng tham dự cuộc họp : nhiều nhân sự tham dự cuộc họp chỉ cố ngồi nghe cho hết hoặc gật gù mà không biết đúc kết vấn đề cần xử lý, đưa ra những đóng góp. Nên cần đà.o tạo để có thể cải thiện chất lượng nhân viên sau mỗi cuộc họp review dự án
+ Kĩ năng sử dụng công cụ hỗ trợ SEO
+ Đào tạo kiến thức chuyên môn ( cách chèn link, cách viết bài 2000 từ, …)
+ Đào tạo sử dụng file báo cáo & file kế hoạch SEO
– Lựa chọn nhân sự :
Để lựa chọn nhân sự phù hợp từng vị trí người quản lý SEO phải hiểu rõ về tính cách và thái độ làm việc của từng nhân viên với công việc được giao, có thể không giỏi, nhưng thái độ luôn phải tích cực.
Ngoài ra cần sử dụng bài test để lựa chọn nhân viên phù hợp, ví dụ nếu để lựa chọn nhân viên phù hợp viết content, chỉ cần cho chủ đề và cho 2 tiếng ngồi viết thôi, sau nhìn bố cục bài là cũng đủ có thể lựa chọn được hợp hay không, còn lại đến nhân viên đi link, chỉ cần đưa ra một con số diễn đàn cần đi. Dựa theo tiêu chí chất lượng, ai đi nhiều và đúng chuẩn thì có thể giữ lại.
3. Xây dựng kế hoạch SEO
Bài về kế hoạch SEO em đã nói trước đó nên bài viết này em mạn phép chỉ điểm qua vấn đề và đưa một ví dụ để mọi người có góc nhìn tổng quan nhanh chóng ạ.
Để có một kế hoạch SEO hoàn hảo, người quản lý dự án cần phải phân rõ kế hoạch dài hạn và kế hoạch ngắn hạn và các mục tiêu cụ thể. Kế hoạch dài hạn luôn là nền tảng chiến lược cho team dựa theo đó để triển khai, mặc dù nó có thể thay đổi khi người quản lý đi. Kế hoạch ngắn hạn chi tiết hơn và sẽ thay đổi theo từng giai đoạn thực thi được phân tích, đánh giá vào buổi họp hàng tháng.
Timeline trên kế hoạch của một dự án SEO
a. Quy trình triển khai & họp :
Tháng 1: tổ chức đào tạo và lựa chọn nhân sự phân chia cho các team. Điều này cực kỳ quan trọng nếu như nhân sự không đủ khả năng, rủi rõ dự án thất bại là rất cao.
Tháng 2: phân tích, xây dựng chiến lược và lập kế hoạch. Tất cả các mục tiêu và KPI được thiết lập, nhưng tất nhiên có thể sẽ được điều chỉnh khi trong quá trình triển khai dự án.
Tháng 3 -12: đi vào chi tiết công việc của từng team trong SEO. Điều này có nghĩa là tất cả các công việc như phân tích web và các hệ thống quản lý dự án cần phải được đặt đúng chỗ, tất cả nhân viên đã sẵn sàng và có tất cả kiến thức họ cần để thực hiện công việc, tất cả đều sẵn sàng hành động.
- Team CRO : các thành phần này là đầu và cũng là cuối, luôn phân tích và tối ưu site. Riêng cụ onpage thì bọn content nó post lên là phải xử lý ngay và luôn.
- Team Content : leader lên list tiêu đề tương ứng từ khoá, lên bố cục cho các thành viên triển khai nội dung ( big content, small content, viral content ).
- Tean Reach : sau khi team content triển khai content, tích cực trong 24h tăng visit và tương tác trên site tới mức tối đa.
- Team link building : sau khi team reach hoạt động page đã có chất lượng nhất định việc của team link là đi nói với Google rằng người dùng thấy nội dùng hay họ đem đi chia sẻ và nội dung chất lượng được người khác nhắc đến là đương nhiên.
Hàng quý: Cập nhật tất cả các phân tích và chiến lược, các khoá tập huấn mới cho nhân viên, điều chỉnh chiến lược và kế hoạch.
Hàng tháng: Họp chiến lược với tất cả nhân viên. Báo cáo hàng tháng và lập kế hoạch chiến lược.
Hàng tuần: Họp với người team leader
b. Kế hoạch ngân sách :
Ngân sách cho dự án SEO là một vấn đề tương đối nhạy cảm, bởi doanh nghiệp luôn cố gắng đầu tư là phải có lợi họ sẽ so sánh doanh thu dự kiến tính được với ngân sách chi tiết, xem bao giờ có thể thu hồi vốn và có lãi, họ rất sợ gặp rủi ro với một ngân sách lớn.
– Ngân sách cho nhân sự : phần nhân sự do tối ưu hoá được bộ máy nhân sự nên có thể hoạch định rõ ràng chi phí theo giá ước tính của thị trường.
- SEO Manager : 20 triệu – 30 triệu ( tuỳ bên có thể thêm % )
- Leader : 10 – 15 triệu
- Nhân viên content, link, seeding : 3-5 triệu ( có thể thuê sinh viên 1-3 triệu )
- Coder : 10 – 15 triệu
- Quảng cáo Facebook, Google adwords : 5 – 7 triệu
- Analytics expert : 15 – 20 triệu
- Onsite expert : 5-7 triệu
Đây là chi phí tham khảo hàng tháng cho doanh nghiệp để tuyển dụng, lưu ý với một dự án tương đối thì mới áp dụng được nhé mọi người, dự án bé mà phải nhiều nhân sự với chi phí cao như này thì hẳn các sếp chắc chắn không chịu nổi.
– Ngân sách cho công cụ : dựa vào list công cụ ở dưới anh em chỉ cần tính số chi phí, cộng lại là được, tuy nhiên còn có thể có coupon và mua list diễn đàn vip nữa.
– Ngân sách dự phòng rủi ro : phần này mọi người cứ nhân cho em 150% tổng ngân sách ở trên, đơn giản bởi vì khi đến gần thời điểm của dự án dài hơi mà chưa đạt KPI, thì dùng tiền mà cứu vớt chứ không fail sấp mặt cả lũ, ngoài ra nếu sau khi dự án hoàn thành mà thừa tiền thì đấy là thưởng nóng cho thành viên team thôi .
4. Xây dựng file báo cáo :
a. Báo cáo dự án cho sếp
Sếp là một vị trong truyền thuyết mà không cần quan tâm độ khó ra sao, làm việc vất vả thế nào, tất cả đều dễ hết. Vậy nên khi báo cáo sếp mọi người không cần phải nói quy trình gì cả mất thời gian chỉ cần báo cáo những điều sau đây :
- Goal : mục tiêu ở đây là doanh thu hoặc đơn hàng
- Traffic : total traffic và organic traffic
- Ranking : tỉ lệ % top và số keyword top.
- Index : tốc độ index hàng tháng
Báo Cáo SEO mẫu ( ảnh : tienanhplus )
b. Leader báo cáo cho SEO manager
– Team Content :
- Số bài viết
- Tốc độ viết bài
Lưu ý : leader phải kiểm soát được lượng word yêu cầu của các dạng bài và chất lượng content không trùng lặp, không sai chính tả. Dùng tool audit gợi ý ở dưới để kiểm tra lượng word và trùng lặp.
– Team Link :
- Số backlink
- Tốc độ đi link
Lưu ý : phần này leader phải kiểm soát được chất lượng link theo rule đề ra ngay từ đầu, sai là phạt 500k cho một lỗi. Leader có thể dùng a href để kiểm tra lại báo cáo của nhân viên SEO một lần nữa.
c. Nhân viên cần báo cáo
- Nhân viên content : thì chỉ cần là liên kết bài viết hoàn thành và tiêu đề bài đó, danh mục post.
- Nhân viên link building : chỉ cần báo cáo liên kết đã đi, anchortext, dạng link ( dofollow, nofollow ), link trỏ tới, ngày đặt link.
- Nhân viên chạy quảng cáo Facebook : traffic từ facebook, chi phí hàng ngày.
- Nhân viên chạy google adwords : traffic từ paid traffic, chi phí hàng ngày
- Onsite expert : số page đã tối ưu được, tiêu đề, danh mục
- Coder và analytics expert không cần báo cáo, sẽ ngồi phân tích đánh giá với Manager hàng tháng trong cuộc họp riêng. Sẽ dùng tăng trưởng tỉ lệ chuyển đổi để đo lường
5. Giám sát dự án và đánh giá nhân sự
Giám sát dự án là quá trình theo dõi và kiểm tra dự án SEO về :
- Tiến độ thời gian
- Chi phí
- Tiến trình thực hiện
Nhằm đánh giá thường xuyên mức độ hoàn thành và đưa ra những biện pháp và hành động cần thiết để bảo đảm thành công của dự án.
Phương pháp giám sát dự án mà em thường hay lựa chọn là giám sát về các mốc thời gian tương ứng với các khối lượng công việc được giao :
Chênh lệch thời gian = thời gian thực hiện theo tiến độ – thời gian thực tế hoàn thành
Như mô hình quản lý của em, em chỉ cần quan tâm tiến độ hoàn thành của team, và đánh giá team đó, nếu thành viên trong đội không hoàn thành thì cả team sẽ bị cảnh cáo, trước khi bị sa thải. Vậy nên e chỉ cần đọc báo cáo của leader, nếu không hoàn thành thì thằng leader sẽ bị đầu tiên, leader sẽ phải tự biết nhận xét và đánh giá thành viên qua báo cáo để đưa ra góc nhìn về nhân viên khi họp với SEO Manager.
Ngoài ra về giám sát chi phí thì chỉ cần so sánh chi tiêu dự kiến trong kế hoạch với chi tiêu thực tế. Để tránh việc vung tay quá trán.
Tiến trình thực hiện chỉ cần giám sát thực hiện đúng quy trình và chiến lược triển khai như trong kế hoạch triển khai.
Chỉ cần mọi việc không vượt quá số liệu trong kế hoạch, và đạt được KPI trong dự kiến là có thể kê cao gối mà ngủ, nhởn nhơ đi kiếm gấu được rồi.
6. Nâng cao tinh thần cho nhân sự
Có lẽ mọi người vẫn băn khoăn tại sao em là đưa vào phần này trong công việc của SEO Manager đúng không ạ, phần này em đơn giản chỉ là muốn giải quyết vấn đề nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, để công việc hoàn thành tốt đúng tiến độ thôi ạ.
Công thức cần quan tâm : Hiệu suất làm việc = Năng lực nhân viên * Động viên tinh thần
Phần năng lực nhân viên thì phải tuỳ vào HR và người ứng tuyển, tuy nhiên nên nói ở đây khi có nguồn nhân lực mọi người nên chú ý đến 4 biến chính yếu sau đây trước khi nói đến động viên:
- Tuyển người
- Dùng người
- Giữ người
- Sa Thải
Động viên : không phải ai cũng biết động viên, không phải ai cũng cần động viê, nghệ thuật của người lãnh đạo cần phải thể hiện ở đây. Em từng nghe về một câu nói của…( e ko nhớ của ai ) : NGU + NHIỆT TÌNH = PHÁ HOẠI
Động viên đúng người ( Ảnh : youtube )
Vậy nên là một quản lý dự án SEO cần phải nhìn rõ năng lực nhân viên để sử dụng đúng 4 biến ở trên trước khi động viên. Tuyệt đối không được GATO với nhân viên, vì thằng giỏi nếu bị dồn đến đường cùng nó sẽ PHÁ, mà phá rất ác liệt và có bài bài.
Cái nữa lời khuyên của em là nhà đầu tư không nên dạy nhân viên và leader phải làm gì, phải làm như thế nào việc đó cứ giao cho SEO manager.
Công cụ giúp quản lý dự án SEO :
Để quản trị tốt đội ngũ và hỗ trợ đối cho đội ngũ SEO các quản lý SEO và nhân viên nên được trang bị một số phần mềm hay công cụ dưới đây:
1. Công cụ cho manager :
a. Miễn phí
- Google Search Console ( GSC ) :
- Google Analytics :
- Google optimize : optimize.google. com
- Page Analytics (by Google) : xem tỉ lệ % click chuột trên trang từng vị trí
- Google tag manager :
b. Trả phí
- Online SEO project management : vidupm. com
- Công cụ xây dựng plan SEO : tomsplanner. com
- Xem tỉ lệ click và hành động của khách hàng : hotjar. com
- Công cụ audit website : seomator. com or sitebulb. com
- Công cụ check rank : phanmemninjarank. com
- Công cụ check backlink : a hrefs.com hoặc semrush. com
- Công cụ dự kiến traffic : similarweb. com/
2. Công cụ cho thành viên :
a. Miễn phí
- Nghiên cứu từ khoá : ubersuggest. io, keywords planner
- Mở nhiều tab trên trình duyệt để đi link diễn đàn : Open Multiple URL
- Kiểm tra trùng lặp nội dụng : smallseotools. com
- SEOquake addon : check onpage
- Mozbar addon : check chất lượng site đi link
b. Trả phí
- Phần mềm quẩy social : dominatorhouse. com
- Phần mềm spam link : VFP pro
- Nghiên cứu từ khoá : keywordtool. io or kwfinder. com or longtailpro. com
- Xây hệ thống 2.0 : fcsnetworker. com
- Bộ phầm mềm GSA spam link
Bài dài quá em nằm nhiều đau lưng nên em…
À mọi người lưu ý giúp em : " Tất cả các dự án SEO đều không có công thức giống nhau. Google luôn thay đổi mọi thứ, và mọi người cần phải điều chỉnh kế hoạch, chiến lược, ngân sách, nhân sự sao cho phù hơp" . Không thể áp đặt kết quả từ dự án này so với dự án khác được.
Cám ơn mọi người đã đọc hết bài viết khá dài này, nếu mọi người thấy bài viết này hay, hãy share cho người khác cùng đọc và thay đổi. Ngoài ra bất cứ comment phản biện hay động viên em đều tiếp nhận hết ạ, hãy comment dưới box này nhé.
