Viết một bức thư chào bán hàng chuyên nghiệp là một công việc đòi hỏi kĩ năng cao. Viết một thư (thông điệp) bán hàng là viết ra những lợi ích của một công ty hay tổ chức nhằm thuyết phục khách hàng quyết định mua hay chi tiêu cho sản phẩm hay dịch vụ nào đó. Cách soạn thảo hiệu quả đang sử dụng ngày nay là dùng chuỗi trình tự AIDA để soạn thảo một bức thư chào bán hàng.
AIDA là gì? A: Attention(thu hút), I: Interest(quan tâm), D : Desire(ao ước), A : Action(hành động). Là phương pháp khoa học từ việc làm sao cho khách hàng chú ý, quan tâm và ra quyết định mua một sản phẩm nào đó trong kinh doanh. Trong soạn thảo thư bán hàng, áp dụng phương pháp trên tạo sự thuyết phục cho khách hàng nhận thư.
Điều đầu tiên khi soạn thảo một bức thư chào bán hàng là phải hiểu thật rõ về sản phẩm mình muốn giới thiệu. Sản phẩm trông như thế nào ? Sản phẩm hoạt động ra sao ? Giá sản phẩm có cạnh tranh không ? Có chương trình giảm giá không ? Cách phân phối và bao bì như thế nào ? Sau khi có những dữ liệu về sản phẩm, bạn thử tạo một hình ảnh trong não về một người khách hàng tiêu biểu nào đó mà bạn muốn bán sản phẩm đến. Hỏi chính bản thân : Khách hàng mình là ai ? Điều gì quan trọng với họ ? Điều gì có thể làm cho họ muốn biết về sản phẩm ? Giá cả có phải là điểm mấu chốt tác động đến hành vi của họ ? Tóm lại, khi soạn thảo một thư kinh doanh, chào bán hàng , bạn phải bắt đầu bằng cách phân tích khách hàng và tập trung vào nhu cầu, mối quan tâm, sở thích và biểu hiện cảm xúc của khách hàng.
Điều kế tiếp là những lợi ích chính nào của sản phẩm mang đến cho khách hàng. Những lợi ích nào hấp dẫn khách hàng tiềm năng nhất. Bạn phải nêu ra được những điểm nổi bật những lợi ích của sản phẩm khi soạn thảo một thông điệp bán hàng. Ví dụ như : giá cả cạnh tranh, chất lượng hàng tốt như thế nào, hệ thông phân phối thật đơn giản và nhanh chóng…Ngoài những điều này ra thì chưa đủ để soạn thảo một bức thư chào bán hàng hiệu quả, bạn phải tìm hiểu đặt tính và cảm xúc của khách hàng tiềm năng như thế nào. Từ đó, bắt tay vào chọn lựa những kĩ thuật soạn thảo : như chọn lựa từ, giọng văn phù hợp, độ dài của thư và những lợi ích chính phù hợp nhất với nhu cầu, sở thích đặt tính đó. Trên cơ sở đó thư sẽ được soạn thảo.
Gây chú ý (getting attention). Những thư bán hàng đều bắt đầu bằng cách gây sự chú ý. Một trong những cách gây sự chú ý phổ biến là bằng cách đặt câu hỏi, hay dùng những câu ảnh hưởng hay liên quan đến cuộc sống khách hàng. Bạn hãy xem những câu mở đề gây chú ý sau :
– Dùng câu hỏi khơi gợi : “Bạn có chán ngán khi nhận thấy tình trạng lạm phát ăn mòn đi những lợi tức của bạn không ?“
– Dùng mẫu sản phẩm miễn phí : “Đây là mẫu sản phẩm miễn phí A mới của hãng chế biến thực phẩm HQ”
– Một thách thức : “Đừng lảng phí một ngày nữa để tự hỏi làm thế nào để thành công điều mà bạn luôn luôn mong mỏi đạt được“.
Hơn nữa, một bức thư được viết chuyên nghiệp sẽ còn chú trọng đến sự chú ý từ cách trình bày, lời thư chào đón, gạch dưới dòng, màu sắc, thụt đầu dòng và vân vân. Chọn cách nào thì phụ thuộc nhiều yếu tố, nhưng cách tốt nhất là dẫn dắt khách hàng nhận được thư phải đọc hết thư.
Xây dựng sự yêu thích sản phẩm (building interest). Xây dựng những lợi ích chính của sản phẩm cho khách hàng, và những đặt điểm của sản phẩm so với đối thủ cạnh tranh. Sau đó chỉ nên chọn ra một điểm nhấn lợi ích bán hàng trọng tâm chính thôi, dùng nó xuyên suốt thư: từ phần giới thiệu, phần thân bài và phần kết của một thông điệp. Xây dựng các đặt điểm của sản phẩm hỗ trợ lợi ích chính đó. Cách xác định lợi ích chính bằng cách trả lời ba câu hỏi sau:
– Đối thủ cung cấp gì cho khách hàng?
– Điểm đặt biệt chính yếu thu hút của sản phẩm bạn là gì?
– khách hàng tiềm năng thật sự tìm kiếm điều gì?
Thôi thúc ao ước của khách hàng (increasing desire). Nhắc lại hay xác định lập lại lợi ích đến khách hàng một cách khéo léo, dùng lời, viễn cảnh tốt đẹp hay hình ảnh minh họa, để tạo ra ao ước của khách hàng cho đến cuối thư. Khi viết thư luôn luôn rõ ràng, dễ hiểu, trình bày thẳng vào điểm đặt biệt chính, không sa đà vào chi tiết làm bức thư dài ra, và gây chán cho người đọc.
Ngoài ao ước để khách hàng tin cậy vào lời trình bày, dẫn đắt khách hàng đến hành động, thì phải có những minh chứng. Đặt biệt với những sản phẩm chào bán mang tính phức tạp, đa dụng, đắt tiền. Bạn phải gởi kèm những mẫu dùng thử, kèm thêm brochures(tập nhỏ giới thiệu), những trường hợp điển hình, những trích dẫn thực tế từ những người đã dùng qua (testimonials), các con số thông kêuy tín, và chế độ bảo hành. Các kiểu hỗ trợ minh chứng sản phẩm này, khi thực hiện làm cho sản phẩm trình bày trong thư có tính thuyết phục hơn. Một lần nữa xin nhắc lại là cũng không thể trình bày hết những minh chứng trong một bức thư. Chúng ta phải làm thế nào? Đó là tìm hiểu khách hàng của bạn muốn nghe cái gì, đặt mình vào vị trí khách hàng, sau đó chỉ chọn lựa một hay hai điều minh chứng cho sản phẩm một cách trúng ý khách hàng nhất.
Hành động (Action). Mục đích cuối cùng của một bức thư chào bán là làm cho khách hành thực hiện một hành động nào đó. Khách hàng quyết định hành động thì khỏi phải bàn đến, nếu khách hàng chưa quyết định hay chần chừ, thì sao? Một tâm lí chung của mọi người trong bạn và tôi, ai cũng vậy, đều có một tâm lí ì (inert) khi ra quyết định chi tiền hay mua sắm một cái gì đó thực sự chưa cần hay giá cả quá cao, hay những thứ thật sự cần nhưng bị che đậy bởi “suy nghĩ” của chúng ta. Muốn vượt qua được tâm lí ì đó, nên dùng các bước “đệm kích thích” để khách hàng hành động. Một số cách giúp khách hàng đi đến quyết định nhanh chóng:
– Chương trình khuyến mãi chỉ có hiệu lực trong tháng này.
– 100 người viết thư trả lời nhanh đầu tiên, điền vào mẫu phản hồi được đính kèm của thư này, nhận thẻ hội viên giảm giá ( discount ) 20%.
– Ông(Bà) thích thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản.
– Sự chần chờ làm bạn tốn thêm thời gian và tiền bạc, bạn nên ra quyết định.
